W poprzednich artykułach przyglądałem się nieopłaconym fakturom od ludzkiej strony: przybliżyłem windykację relacyjną i psychologię niezapłaconych faktur. Tym razem poświęcę uwagę płynności finansowej z technicznego punktu widzenia.

Teza jest prosta: mamy aktualnie dwa powszechnie dostępne standardy wymiany danych fakturowych i bankowych: KSeF i PSD2. I bynajmniej nie są one zarezerwowane dla korporacji z dużym budżetem na IT. KSeF zasadniczo (z pewnymi wyjątkami) jest obowiązkowy, więc korzysta z niego niemal każda firma. Z kolei dostęp do danych rachunku w standardzie PSD2 udostępnia swoim klientom każdy komercyjny bank zgodnie z regulacjami bankowymi w ramach UE. Te dwa standardy pozwalają obecnie zarządzać płynnością finansową na twardych danych, a nie na ręcznym pilnowaniu wyciągów.

KSeF: standard po stronie faktury

Krajowy System e-Faktur, jako państwowe repozytorium faktur ustrukturyzowanych, obowiązuje od bieżącego roku. Dla płynności zmienia jedną rzecz: faktura bezspornie dociera we właściwe miejsce, z urzędową datą doręczenia. Znika częsty powód braku zapłaty pt. „nie dostałem faktury”, „zaginęła w mailach”, „poszła na zły adres”.

PSD2: standard po stronie płatności

PSD2 to otwarta bankowość: możliwość bezpiecznego, uprawnionego dostępu do historii rachunku przez interfejs programistyczny. Dla płynności zmienia drugą rzecz – dzięki danym przekazywanym przez banki zgodnie z dyrektywą PSD2, widać, co realnie wpłynęło na konto, bez ręcznego przeglądania wyciągów, czy konieczności logowania się na konto bankowe.

Dwa źródła, jeden obraz płynności

KSeF mówi, co powinno wpłynąć (faktury do zapłaty). PSD2 mówi, co i kiedy wpłynęło (przelewy na rachunek). Zestawienie obu strumieni w czasie rzeczywistym odpowiada na pytanie, które dotąd wymagało masy ręcznej pracy: która faktura jest opłacona, a która nie i od ilu dni. Chodzi o automatyczne łączenie należności z wpłatami. Dzięki automatycznemu parowaniu danych pochodzących z tych dwóch źródeł, system może zareagować od razu, a nie po miesiącu, gdy okno empatii dawno się zamknęło.

Od danych do działania: kwadrans zamiast tygodni

Same standardy to jednak nie wszystko. Dane trzeba połączyć i wprawić w ruch. Dziś zajmują się tym gotowe narzędzia dostępne na rynku, a czas wdrożenia i konfiguracji liczony jest w minutach, a nie tygodniach czy miesiącach. Gdy dane już płyną, monitoring, przypomnienia i łagodna eskalacja mogą dziać się automatycznie, bez agresji, w duchu relacyjnym.

Co to znaczy dla płynności i terminowości faktur

Im wcześniej widzimy, że faktura nie ma pokrycia, tym szybciej możemy zareagować. Szybsza reakcja to z kolei krótszy czas zaległości. Terminowość rośnie, bo przypomnienie trafia do dłużnika, gdy sprawa jest jeszcze świeża i prosta do wyjaśnienia, zanim zaległość urośnie i uruchomi mechanizmy obronne.

Technologia nie zastępuje tu relacji. Może za to zminimalizować tarcia, które przez lata generowały zatory i daje czas na rozmowę, zanim faktura zdąży się mocno przeterminować.

Artykuł przygotowany dla Gazety Finansowej