Nota księgowa

Nota księgowa na 40 euro – co to jest? Zastosowanie oraz dobre praktyki

Nieterminowe płatności to powszechny problem, z którym spotkał się chyba każdy przedsiębiorca wystawiający faktury z odroczonym terminem płatności. Skutecznym sposobem radzenia sobie z tym problemem są noty księgowe.

Aby ograniczyć zjawisko nieterminowych płatności, 8 marca 2013 roku została przyjęta ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych umożliwiająca wystawianie not księgowych na 40 euro w przypadku wystąpienia opóźnień w opłacaniu należności. Od 1 stycznia 2020 można ponadto wystawiać również noty na 70 oraz 100 euro.

Kiedy można wystawić notę księgową na 40, 70 lub 100 euro?

Zgodnie z treścią wspomnianej ustawy, wierzycielowi przysługuje od dłużnika, bez konieczności wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty:

  • 40 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 złotych;
  • 70 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 złotych, ale niższa niż 50 000 złotych;
  • 100 euro – gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 złotych.

Jak wystawić notę księgową na 40 euro?

Noty księgowe wystawia się na równowartość kwoty 40, 70 lub 100 euro. Sposób przeliczania kwoty na złotówki został precyzyjnie określony, a brzmi on następująco:

Równowartość kwoty rekompensaty, o której mowa w ustawie, jest ustalana przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Aby zatem móc wystawić notę księgową na 40 euro, lub inną, należy sprawdzić kurs euro z odpowiedniego dnia oraz przeliczyć z jego użyciem wartość kwoty z euro na złotówki. Trzeba również wprowadzić informacje dotyczące dłużnika oraz przeterminowanej zaległości.

Dobre praktyki w wystawianiu not księgowych na 40 euro

Wystawianie not

Ustawodawca w taki sposób zaprojektował przepisy o wystawianiu not księgowych za opóźnienia w płatności, że nie istnieje obowiązek uprzedzania o zamiarze wystawienia, a tym samym obciążenia nieterminowego klienta równowartością 40, 70 lub 100 euro. Jednakże wystawianie noty niezwłocznie po wystąpieniu opóźnienia, a ponadto bez uprzedzenia o zamiarze, może mieć dla wystawcy noty przykre konsekwencje, jak zakończenie współpracy z klientem, który spóźnił się z płatnością. 

W jaki sposób zatem korzystać z dobrodziejstwa tego przepisu, nie ryzykując jednocześnie pogorszeniem relacji ze spóźniającym się klientem?

Notę księgową najlepiej wykorzystać jako jeden z kolejnych etapów procedury upominawczej (windykacji). Nota księgowa wystawiona po wcześniejszych bezskutecznych wezwaniach oraz poprzedzona stosownym uprzedzeniem o takim zamiarze, skutecznie niweluje ryzyko utraty spóźniającego się klienta. Nota zostaje takiej sytuacji wystawiona w wyniku nie tyle braku zapłaty, co braku stosownej reakcji na przypomnienia, czy to w postaci dokonania spłaty zaległości, czy chociażby kontaktu w celu ustalenia terminu zapłaty. 

Poniżej część procedury stosowanej przez Flobo w procesie automatycznej windykacji. 

  • Etap 0. Na 2 dni przed terminem płatności, przypomnij potencjalnym dłużnikom (klientom, którzy w ostatnim czasie mieli incydenty z niedotrzymywaniem terminów) o zbliżającym się terminie.
  • Etap 1. 2 dni po terminie poinformuj delikatnie, że pomimo upływu terminu zapłaty, faktura pozostała nieopłacona. 
  • Etap 2. Po ok. tygodniu zastosuj ponowne przypomnienie wraz z prośbą o kontakt, gdyby zapłata nie mogła wkrótce nastąpić. Jednocześnie uprzedź o ryzyku wystawienia noty księgowej w przypadku dalszego braku reakcji
  • Etap 3. Po kolejnym tygodniu możesz śmiało wystawić notę, ponieważ wykorzystałeś już 2 przypomnienia (a w przypadku potencjalnego dłużnika nawet 3) i nie przyniosło to oczekiwanych efektów. Jednocześnie poinformuj o dalszych krokach windykacji, którym może być np przekazanie informacji o zaległości do Biura Informacji Gospodarczej (czyli upublicznienie informacji o zaległości), co komplikuje dłużnikowi możliwość wzięcia kredytu oraz obniża jego wiarygodność. 

Nota księgową wystawiona w takich okolicznościach, jak wspomniałem, jest zapowiedzianą odpowiedzią na brak reakcji oraz unikanie kontaktu przez zalegającego klienta. 

Tak przeprowadzona procedura windykacyjna ma również inną, niezwykle cenną zaletę. Przyzwyczaja ona klientów do traktowania naszych faktur priorytetowo, zgodnie z zasadą płacenia faktur w kolejności upominania się o nie przez wystawców. W przypadku utraty płynności finansowej przez Twojego klienta, będzie on bowiem stosował kolejność płacenia wg priorytetu przypominania się o zapłacie i unikania kary za spóźnienie. 

Skuteczność metody wynika również z faktu, że zalegający klient w obliczu problemów finansowych wykorzystuje mechanizmy obronne polegające na zrzucaniu odpowiedzialności na innych. Nota księgową wystawiona bez ostrzeżenia wkrótce po wystąpieniu zaległości byłaby po prostu iskrą zapalną. Co innego, jeśli będziemy przypominać w delikatny sposób o zapłacie, proponując dłużnikowi kontakt. Wystawienie noty jest wówczas naturalną konsekwencją unikania przez dłużnika konfrontacji z wystawcą zaległej faktury.

Prośby o anulowanie noty

Jeśli klient poprosi o anulowanie noty, wykorzystaj ten fakt, aby dowiedzieć się o powody braku reakcji na poprzednie powiadomienia. Sugeruję aby pierwszą notę klientowi anulować. Warto go jednak uprzedzić, aby na przyszłość nie opóźniał płatności tak bardzo, ponieważ w przypadku wystawienia kolejnej noty, nie zostanie ona już anulowana.

Uwierz mi, to działa! Na jednych klientów dyscyplinująco, na innych akceptująco taki stan rzeczy. Jedna grupa klientów pilnuje, aby nie dostać trzeciego przypomnienia wraz z notą, zaś druga, znacznie mniej liczna akceptuje noty bez sprzeciwu.

Klient nie chce opłacić noty

Bo nie. Bo uważa, że nota to nie faktura i nie ma obowiązku jej płacić. Oczywiście sądy są innego zdania. W takiej sytuacji możesz zmienić kolejność rozliczania dokumentów. Jeśli klient po otrzymaniu noty opłacił zaległą fakturę, ale pominął notę, masz prawo rozliczyć w pierwszej kolejności notę, a z reszty środków z wpłaty opłacić fakturę. Klienci mają mniejszą ochotę kwestionować niedopłaconą fakturę, niż niezapłaconą notę księgową.

Zalety i wady opisanej procedury wystawiania noty księgowej na 40 euro

Zaletą jest niewątpliwa skuteczność metody. Kiedy wdrożyliśmy opisywana procedurę w naszej firmie, w ciągu 3 miesięcy klienci płacący dotąd w dość rozciągniętym czasie, sięgającym nawet 2-3 miesięcy opóźnienia, przyzwyczaili się do płacenia w terminie, lub skrócili poślizg do opóźnień akceptowalnych, wynoszących w granicach 2 tygodni! 

Można więc mówić o znakomitej skuteczności metody. Jakie mogą być zatem jej wady? Wadą rozwiązania jest konieczność stosowania wielu różnych etapów procedury przypominawczej. To oznacza konieczność wysyłania licznych powiadomień do zalegających klientów. Ale i na to jest rozwiązanie, ponieważ proces upominawczy można zautomatyzować.

Flobo automatycznie obsłuży generowanie not księgowych i cały proces windykacji. 

Proces upominawczy możesz całkowicie zautomatyzować dzięki Flobo. Oznacza to, że będzie się on odbywał bez konieczności Twojego angażowania się.

Możesz wykorzystać rozwiązanie do prowadzenia automatycznej windykacji wskazanych faktur, albo iść o krok dalej i powierzyć Flobo kompleksową obsługę faktur. Dzięki temu Flobo będzie sam monitorował i odznaczał opłacone faktury oraz inicjował windykację, kiedy faktura spełni określone w scenariuszu kryteria.

Tomasz Kołkiewicz

Expert ds. automatyzacji i optymalizacji. Pomysłodawca i właściciel projektu Flobo. Expert SEO (w branży od 2005 r.) i właściciel agencji SEO4.net, w której wdrożony został pierwszy prototyp robota Flobo. Twórca wielu rozwiązań automatyzujących prace w branży SEO (m.in SEO Extranet)

Pomaga przedsiębiorcom w rozwiązywaniu problemów w obsłudze procesów obsługi należności oraz wdrażaniu rozwiązań automatyzujących codzienne czynności.