Uprzejme przypomnienie o płatności – jak powinno wyglądać?

Uprzejme przypomnienie o płatności

Opóźnienia w płatnościach od klientów to problem, który dotyka zarówno freelancerów, małe firmy, jak i duże przedsiębiorstwa. Skutecznym sposobem upomnienia się o należność jest wysyłanie przypomnień o płatnościach. 

Przypomnienie o niezapłaconej fakturze 

Jeśli przeterminowana faktura dotyczy klienta, z którym współpracujesz od dłuższego czasu i który zawsze opłacał faktury w terminie, to upominanie się o płatność może być dla Ciebie niekomfortowe – wiele osób obawia się tego, że klient takie przypomnienie potraktuje jako brak zrozumienia i zniechęci się do dalszej współpracy. Takie sytuacje występują najczęściej wśród freelancerów i w małych firmach, które z klientami budują bliskie relacje. Obawy nie mają w tym przypadku podstaw, ponieważ termin na fakturze jest zobowiązujący i klient jest zobowiązany do jego przestrzegania. Jeśli miałaby pojawić się wyjątkowa sytuacja powodująca kilkudniowe opóźnienie w dokonaniu płatności, to Twój klient powinien sam poinformować Cię o zaistniałym problemie. W przypadku braku informacji z jego strony – upominanie się jest jak najbardziej na miejscu. 

Problemem może być jednak ton takiego przypomnienia. Jeśli po jednodniowym opóźnieniu w płatności użyjesz nieuprzejmego języka i zagrozisz klientowi windykacją, podczas gdy po prostu przeoczył Twoją fakturę, to z dużym prawdopodobieństwem zostaniesz odebrany negatywnie. 

Prośba o uregulowanie płatności – wzór

Jak w takim razie nie zdenerwować kontrahenta? Wystarczy, że przypomnienia  sformułujesz w odpowiedni sposób i wyślesz z odpowiednią częstotliwością. Przede wszystkim – nie należy traktować ich jako pism o charakterze windykacyjnym. Taka informacja nie powinna być zbyt formalna, nie należy też wspominać o konsekwencjach braku płatności – w końcu to przypomnienie, a nie ostrzeżenie! Dobrym rozwiązaniem jest wysyłanie przypomnień do klientów tuż przed terminem płatności. Po pierwsze, w ten sposób faktycznie przypomnisz o płatności klientom, którzy przeoczyli fakturę i wyeliminujesz możliwość pojawienia się opóźnienia w płatności. Po drugie, dasz znać klientom, że system przypomnień to u Ciebie standardowa procedura i nie powinno dziwić ich przypomnienie, które pojawi się również po powstaniu zaległości. W ten sposób pokazujesz kontrahentom, że skrupulatnie kontrolujesz finanse firmy, nie umknie Ci żadna zaległość i należy traktować Cię jako poważnego partnera biznesowego – zgodnie z obowiązującą umową. 

Przypomnienia przed zbliżającym się terminem płatności, a także te, które wyślesz kilka dni po jego upłynięciu, mają na celu upewnienie się, czy klient wie o konieczności zapłaty. Często zdarza się tak, że mail z fakturą nie zostanie zauważony wśród innych wiadomości,  trafi do nieodpowiedniego folderu lub klient jest na urlopie bez dostępu do komputera. Dopiero w kolejnych krokach, gdy zyskasz już pewność, że opóźnienie w płatności jest celowe, możesz stopniowo informować o kolejnych krokach mających na celu wyegzekwowanie płatności. 

Przypomnienie o zbliżającej się płatności może wyglądać w następujący sposób: 

Dzień dobry,

przypominamy, że 15.05.2022 mija termin płatności za FV/2022/01/40.
Kwota do zapłaty:  3500 zł. (tu wstaw link do pobrania faktury)
Prosimy o terminową płatność.

Pozdrawiamy,
Dział księgowości (tu wstaw nazwę firmy)

Nawet jeśli nie korzystasz z rozwiązania automatycznie obsługującego należności, to dobrym rozwiązaniem jest dodanie do wiadomości dopisku informującego o tym, że wiadomość została wygenerowana automatycznie przez system. W ten sposób zdejmujesz z siebie odpowiedzialność – przypomnienia wysyłają się automatycznie przed terminem płatności i po powstaniu zaległości, a więc klient nie może mieć o to do Ciebie pretensji. 

Automatyczna
obsługa należności.

Niestety, w wielu przypadkach przypomnienia przed i po terminie płatności mogą okazać się nieskuteczne. W tej sytuacji warto wysyłać kolejne wiadomości i stopniowo wprowadzać do nich informacje o krokach, które zamierzasz podjąć w związku z chęcią otrzymania zapłaty. 

Kolejne przypomnienia mogą wyglądać w następujący sposób: 

  1. Dwa dni po terminie płatności: informacja, że termin płatności minął, a faktura pozostała nieopłacona. 
  2. Po tygodniu od poprzedniego wezwania: prośba o kontakt celem ustalenia terminu zapłaty. Należy poinformować kontrahenta, że w przypadku braku reakcji (braku zapłaty lub kontaktu) może zostać wystawiona nota księgowa.

  3. Po kolejnym tygodniu: przypomnienie wraz z informacją o wystawionej nocie księgowej na 40, 70 lub 100 euro zgodnie z art. 10 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych z dnia 8 marca 2013 r. Utworzysz ją bezpłatnie za pomocą naszego generatora. Poinformuj też klienta o tym, że w przypadku dalszego braku reakcji, informacja o zaległościach może zostać przekazana do Biura Informacji Gospodarczej (BIG).

  4. Wezwanie do zapłaty wystosowane przez Biuro Informacji Gospodarczej wysłane listem poleconym oraz mailem. 
  5. Po miesiącu od wezwania przez BIG, wprowadzenie zaległości do rejestru długów i poinformowanie o tym klienta za pośrednictwem BIG.

Regularny system przypominania o płatnościach i zaległościach przyzwyczaja klientów do terminowych płatności oraz pozwala skrócić opóźnienia do akceptowalnego dla nas czasu. Niestety, wymaga systematyczności i poświęcenia temu procesowi odpowiedniej ilości czasu, dlatego warto zadbać o jego automatyzację. Flobo nie tylko monitoruje płatności i wysyła przypomnienia, ale też automatycznie generuje noty księgowe, przekazuje sprawy do BIG i e-sądu. Do sprawdzania płatności wpływających na konto, narzędzie korzysta z integracji z bankowym rachunkiem za pośrednictwem systemu mass collect, dzięki czemu jest to rozwiązanie bezobsługowe. 

Masz pytania? Skorzystaj z sekcji najczęściej zadawanych pytań (FAQ) lub wyślij nam wiadomość.