Wyciąg bankowy to kluczowy dokument w świecie rachunkowości. Choć jego forma zmieniała się przez lata, to cel pozostał taki sam – dostarczenie dokładnej i transparentnej informacji o transakcjach na koncie, umożliwiającej efektywne zarządzanie finansami oraz poprawne rozliczenia podatkowe. W tym artykule rozwiewamy wszelkie wątpliwości na temat tego dokumentu.

Co to jest wyciąg bankowy?

Wyciąg bankowy to dokument, który przedstawia historię operacji dokonywanych na danym koncie bankowym w określonym czasie. Wyciąg zawiera informacje takie jak:

• Dane właściciela konta – imię, nazwisko lub nazwa firmy, adres, a czasami również numer konta i inne dane identyfikacyjne.
• Okres rozliczeniowy – daty początkowa i końcowa okresu, za który sporządzono wyciąg.
• Saldo początkowe – stan środków na koncie na początek okresu rozliczeniowego.
• Lista transakcji – przelewy przychodzące, przelewy wychodzące, opłaty bankowe, prowizje, wpłaty, wypłaty itp. Dla każdej transakcji podawane są zazwyczaj: data, kwota, opis oraz dane kontrahenta (w przypadku przelewów).
• Saldo końcowe – stan środków na koncie na koniec okresu rozliczeniowego.

Wyciągi bankowe pozwalają monitorować i kontrolować ruchy na koncie, weryfikować transakcje oraz służą jako dowód w przypadku ewentualnych nieścisłości lub sporów z bankiem. Dla firm wyciąg bankowy jest też ważnym dokumentem księgowym, na podstawie którego dokonuje się księgowania operacji w systemach finansowo-księgowych.

Jak wygląda wyciąg bankowy?

Wyciągi bankowe mogą być prezentowane w różnych formatach, w zależności od potrzeb klienta i oferty banku. Oto przegląd najpopularniejszych formatów wyciągów bankowych:

1. Papierowy:
   • Tradycyjny sposób przedstawiania wyciągów.
   • Zazwyczaj dostarczany pocztą pod wskazany adres klienta lub do pobrania w oddziale bankowym.
   • Ze względu na postępującą cyfryzację dokumentów, a także korzystanie ze specjalistycznego oprogramowania księgowego, używany coraz rzadziej. 

1. PDF:
   • Elektroniczny format wyciągu, który jest wizualnie podobny do wersji papierowej.
   • Łatwy do wydrukowania, przechowywania lub przesyłania e-mailem.
   • Zazwyczaj dostępny do pobrania w bankowym systemie online.

2. MT940/MT942:
   • To formaty SWIFT używane do elektronicznego przekazywania informacji o wyciągach bankowych.
   • MT940 jest standardem dla wyciągów bankowych, a MT942 dla wyciągów międzyokresowych.
   • Są to tekstowe formaty danych, które mogą być przetwarzane przez systemy księgowe lub systemy ERP. 

3. CSV:
   • Format „Comma Separated Values”, w którym dane są przedstawiane w postaci tabelarycznej i oddzielane przecinkami.
   • Jest uniwersalny i może być importowany do wielu programów, takich jak Excel i niektóre programy księgowe. 

W jakim formacie należy przekazywać wyciągi do biura rachunkowego?

W dobie cyfryzacji format papierowy wyciągów bankowych praktycznie wyszedł z użycia i został zastąpiony bardziej praktycznymi i elastycznymi formatami elektronicznymi. 

Chociaż PDF jest powszechnie stosowany i akceptowany ze względu na jego uniwersalność, to nie jest on optymalny dla automatycznego przetwarzania danych. Coraz więcej nowoczesnych biur księgowych automatyzuje procesy księgowania i korzysta ze specjalistycznego oprogramowania. W formacie PDF dane są reprezentowane graficznie, co powoduje trudności w ekstrakcji informacji w sposób zautomatyzowany, zwłaszcza kiedy są one przedstawione w niestandardowy sposób lub gdy struktura dokumentu jest skomplikowana.

W celu automatycznego przetwarzania danych, najlepszym rozwiązaniem jest format MT940. Jest to format tekstowy, strukturyzowany w sposób umożliwiający łatwe i precyzyjne przetwarzanie informacji. Dzięki określonej strukturze i polom, oprogramowanie księgowe może szybko i dokładnie przetwarzać dane zawarte w wyciągu MT940, minimalizując ryzyko błędów i przyspieszając cały proces księgowania. 

W wielu przypadkach format MT940 jest zdecydowanie najlepszym wyborem dla biur rachunkowych pragnących maksymalizować efektywność i dokładność przetwarzania wyciągów bankowych.

Jak pobrać wyciąg bankowy?

Sposób pobrania wyciągu bankowego może się różnić w zależności od banku oraz formatu, w którym taki dokument ma zostać przygotowany. W przypadku chęci otrzymania wyciągu papierowego, konieczna jest wizyta w placówce banku i poproszenie doradcy o wydruk wyciągu za określony okres. Bank może pobrać dodatkowe opłaty za przygotowanie takiego dokumentu. 

Wyciągi elektroniczne w formacie PDF lub CSV w zdecydowanej większości banków można pobrać samodzielnie, za pośrednictwem systemu bankowości elektronicznej. 

W przypadku wyciągu w formacie MT940, istnieją trzy sposoby pozyskania takiego pliku: 

• Uzyskanie wyciągu bezpośrednio od banku – banki często oferują wysokie opłaty za przygotowanie wyciągów MT940. 
• Konwersja wyciągu w formacie CSV do MT940 – na rynku dostępne są bezpłatne konwertery. Więcej o zaletach i wadach tego rozwiązania przeczytasz w naszym artykule “Konwerter wyciągów MT940 – kiedy i dlaczego się go używa?”. 
• Skorzystanie z aplikacji Wyciągi bankowe Flobo – rozwiązanie korzysta z otwartej bankowości w celu automatycznego i bezpiecznego połączenia z kontem bankowym. Flobo tworzy wyciąg bankowy, który klient może pobrać w formacie MT940 lub PDF. Jest to rozwiązanie automatyczne i niezależne od oferty banków w zakresie generowania raportów MT940. Sposób połączenia z bankiem jest całkowicie bezpieczny – w tym celu wykorzystywane są rozwiązania open banking funkcjonujące dzięki dyrektywie PSD2. Rozwiązanie nie wymaga podawania danych do logowania do konta. Dane udostępnia bank na podstawie zgody klienta, która obowiązuje przez 180 dni – po tym czasie należy ponownie wyrazić zgodę, o czym aplikacja informuje użytkownika.