MT940 to format dokumentów bankowych zawierających informacje o transakcjach na rachunku bankowym. W tym artykule wyjaśnimy, jak zbudowany jest raport MT940 oraz w jaki sposób można go wygenerować.

Wyciągi bankowe w postaci plików MT940 pozwalają na import informacji o transakcjach do systemów finansowo-księgowych. Oszczędzają czas, zmniejszają ryzyko błędów spowodowanych ręcznym wprowadzaniem transakcji do systemu i zapewniają spójność danych księgowych z wyciągami bankowymi. Raporty MT940 mogą też stanowić źródło danych dla systemów ERP i Business Intelligence. 

Format MT940 – co to jest?

Format MT940 to produkt organizacji SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) założonej w 1973 roku z misją stworzenia globalnej sieci komunikacyjnej dla instytucji finansowych. Głównym celem wprowadzenia formatu MT940 było stworzenie standaryzowanego sposobu prezentowania wyciągów bankowych na całym świecie. Skrót “MT” w nazwie formatu oznacza “Message Type”. Organizacja SWIFT opracowała wiele różnych typów komunikatów z unikalnymi kodami numerycznymi. MT940 specjalizuje się w wyciągach bankowych, ale istnieją również inne, takie jak MT942 dotyczący wyciągów międzyokresowych lub MT950 przeznaczony do potwierdzeń salda.

Jak wygląda plik MT940?

Każdy wyciąg MT940 składa się z nagłówka z numerem wyciągu i saldem otwarcia, bloków zawierających poszczególne operacje oraz stopki zawierającej saldo końcowe i dostępne (obejmujące bieżące saldo rachunku z uwzględnieniem m.in nieuregulowanych transakcji i limitów kredytowych).

Przykładowy plik MT940 może wyglądać w następujący sposób: 

:20:123456789012345
:25:PL01234567890123456789012345
:28C:1/1
:60F:C190801PLN15000,00
:61:1908020802C1000,00NTRFNONREF
:86:Przelew przychodzący od ABC Sp. z o.o. za dostawę towaru
:61:1908020802C1500,00NTRFNONREF
:86:Przelew przychodzący od DEF S.A. zwrot nadpłaty
:61:1908030803D200,00NDDTNONREF
:86:Opłata bankowa za prowadzenie konta
:61:1908030803D50,00NPOSNONREF
:86:Opłata za korzystanie z terminala płatniczego
:62F:C1909250,00

Opis pliku MT940:

• :20: – Unikalny numer referencyjny wyciągu.
• :25: – Numer konta.
• :28C: – Numer wyciągu oraz numer sekwencyjny strony.
• :60F: – Saldo początkowe na koncie (data; waluta; kwota).
• :61: – Linia opisująca transakcję (data transakcji; data waluty; C (przychód) lub D (obciążenie); kwota; kod transakcji; referencja).
• :86: – Opis transakcji.
• :62F: – Saldo końcowe na koncie (data; waluta; kwota).

W przykładowym pliku MT940 znajduje się nagłówek, numer rachunku, saldo początkowe na rachunku w walucie PLN. Następnie obserwujemy dwie transakcje przychodzące (od firm ABC i DEF) oraz dwa obciążenia (opłatę bankową oraz opłatę za terminal płatniczy).

Jakim programem otworzyć plik MT940?

MT940 to plik tekstowy, więc można go otworzyć przy użyciu prostych edytorów tekstu, takich jak Notatnik w systemie Windows czy TextEdit na Macu. W ten sposób można przejrzeć surową strukturę pliku, ale taki sposób odczytywania raportów MT940 nie jest wygodny i nie spełnia celu, w którym stworzono ten format. 

Podstawowym celem istnienia formatu MT940 jest stworzenie spójnego systemu przesyłania danych o transakcjach bankowych pomiędzy bankami a zewnętrznymi systemami, takimi jak systemy księgowe, ERP i BI. Dzięki ustandaryzowanej budowie pliku, specjalistyczne programy są w stanie szybko i precyzyjnie interpretować zawarte w nim informacje, automatycznie wprowadzając odpowiednie zapisy do systemów księgowych. 

Chociaż MT940 jest uznawany za międzynarodowy standard, warto zaznaczyć, że różne banki mogą wprowadzać modyfikacje w strukturze tego formatu. Mogą to być specyficzne dla danego banku dodatki lub odmienne metody przedstawiania pewnych informacji. Dlatego przed implementacją MT940 w swoich procesach warto dokładnie zapoznać się z dokumentacją dostarczoną przez konkretny bank i ewentualnie dostosować narzędzia księgowe do odczytu tej konkretnej wersji formatu.

Jak wygenerować plik MT940?

Wiele banków nalicza opłaty za dostęp do wyciągów w formacie MT940. Wysokie koszty i trudności w pozyskaniu wyciągów w formacie MT940 sprawiają, że wielu klientów decyduje się na pobieranie darmowych wyciągów w formacie CSV, a następnie przeprowadza konwersję na format MT940 za pomocą bezpłatnych kalkulatorów. Niestety, ta metoda nie pozwala na automatyzację procesu, ponieważ każdy wyciąg trzeba ręcznie pobierać i wgrywać do konwertera. Chociaż proces konwersji jest stosunkowo prosty, zawsze niesie za sobą ryzyko błędów, co jest minusem korzystania z tego rozwiązania. 

Powyższe trudności skutecznie eliminuje aplikacja Wyciągi bankowe Flobo, która automatycznie łączy się z firmowym kontem bankowym za pośrednictwem otwartej bankowości, a następnie pobiera historię operacji. Kolejnym krokiem jest wygenerowanie przez Flobo wyciągu bankowego w formacie MT940 lub PDF – w zależności od potrzeb klienta. 

Aplikacja Wyciągi bankowe Flobo samodzielnie generuje wyciągi w formacie MT940, więc klient nie jest uzależniony od cen i dostępności rozwiązania świadczonego przez bank. Za połączenie aplikacji z kontem bankowym odpowiada firma Easy Check, która posiada odpowiednie licencje nadane przez Komisję Nadzoru Finansowego. Co 180 dni klient musi odnowić zgodę na udostępnienie danych, o czym aplikacja przypomina. 

Takie rozwiązanie pozwala biurom rachunkowym na śledzenie historii transakcji i pobieranie wyciągów bankowych bez konieczności logowania się do konta bankowego klienta.