1 stycznia 2022 roku Ministerstwo Finansów wprowadziło długo zapowiadane faktury ustrukturyzowane i obsługujący je Krajowy System e-Faktur. Wyjaśniamy, na czym polega to rozwiązanie, a także jakie są jego mocne i słabe strony. 

Ustawa mająca wprowadzić Krajowy System e-Faktur i faktury ustrukturyzowane miała wejść w życie już w październiku 2021 roku. Zdecydowano się jednak przesunąć termin wdrożenia tego rozwiązania o 3 miesiące – na 1 stycznia 2022 roku. Od tego czasu przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z systemu, jednak od 1 stycznia 2023 roku będzie on obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury. Warto wykorzystać ten czas na zapoznanie się z nowym rozwiązaniem. 

Co to jest faktura ustrukturyzowana? 

Aktualne faktury – w zależności od ich rodzaju – muszą zawierać obowiązkowe pozycje, dzięki którym możliwe jest ich poprawne księgowanie. Wymusza to stosowanie stałego układu informacji, dzięki czemu wszystkie wystawiane faktury są do siebie podobne, co ułatwia ich odczytanie. 

Trudniejsze zadanie stoi przed oprogramowaniem, które automatycznie pobiera dane z faktur (m.in. oprogramowanie księgowe). Pliki PDF, pliki graficzne JPG, a nawet niedbale zrobione zdjęcia – to faktury, z którymi muszą mierzyć się tego typu programy. I choć wiele z nich dysponuje rozwiązaniami OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), których zadaniem jest rozpoznawanie tekstu na grafikach, to wciąż jest to dodatkowe utrudnienie zwiększające szanse wystąpienia błędu. 

Rozwiązaniem tego problemu ma być faktura ustrukturyzowana. To dokument elektroniczny, który posiada ściśle określoną strukturę informacji zapisanych z wykorzystaniem języka znaczników XML. Oznacza to, że każda pozycja na fakturze poza swoją treścią zawiera też dodatkowe, ustandaryzowane informacje o jej rodzaju, które są zrozumiałe dla programu, który je przetwarza. To technologia bardzo podobna do tej, w której tworzone są strony internetowe (HTML) – zawartość pliku HTML otworzona np. w programie Notatnik nie jest zrozumiała dla człowieka, ale gdy wyświetlimy ją w czytniku HTML (przeglądarka internetowa) – zobaczymy stronę internetową w formie zrozumiałej i przyjaznej graficznie dla człowieka. 

Oznacza to, że dane z faktur mogą być automatycznie przekazywane między programami księgowymi bez udziału człowieka. Dzięki fakturze ustrukturyzowanej automatyczne księgowanie staje się jeszcze prostsze. Dla przedsiębiorcy może oznaczać to większą oszczędność czasu, mniejsze koszty obsługi księgowej, a także wyeliminowanie pojawiających się pomyłek przy księgowaniu. 

Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Do wystawiania, otrzymywania  i obsługi faktur ustrukturyzowanych służy Krajowy System e-Faktur (KSeF), który został stworzony na zlecenie Ministerstwa Finansów. Z systemu mogą (a od 2023 roku – muszą) skorzystać przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, zwolnieni z podatku VAT, a także podatnicy podlegający procedurze unijnej OSS. 

Ustandaryzowany system wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur umożliwia jeszcze skuteczniejsze przeciwdziałanie nieprawidłowościom w obszarze podatku dochodowego, akcyzowego i VAT.  Dzięki niemu, możliwe będzie skuteczniejsze identyfikowanie oszustów podatkowych. 

Jako zalety wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur wymienia się: 

• Szybki zwrot VAT – przy korzystaniu z KSeF termin zwrotu skraca się z 60 dni do 40 dni. 
• Większe bezpieczeństwo – faktura wystawiona przez KSeF pozostaje w bazie danych Ministerstwa Finansów. Nie ma możliwości jej zgubienia ani zniszczenia. System daje też pewność, że faktura dotarła do kontrahenta. 
• Standaryzacja – faktury ustrukturyzowane umożliwiają łatwą wymianę informacji między oprogramowaniem księgowym. 

• Brak konieczności archiwizacji faktur – faktury wystawione w KSeF będą automatycznie przechowywane w systemie przez okres 10 lat. 
• Mniej formalności – podatnik korzystający z KSeF nie będzie miał obowiązku przesyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Takie informacje będą dostępne dla organów podatkowych bezpośrednio w KSeF. 

Do minusów należy brak możliwości poprawienia faktury przed wprowadzeniem jej do obrotu, a także koniec stosowania uproszczeń w fakturowaniu i rozliczaniu VAT. 

Faktury standaryzowane w KSeF będą mogły być wystawiane za pośrednictwem aplikacji udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, a także przy użyciu programów komercyjnych pod warunkiem, że twórcy zintegrują je z Krajowym Systemem e-Faktur. 

W przypadku, gdy faktura ustrukturyzowana zostanie wystawiona kontrahentowi, który nie korzysta z tej formy rozliczeń, wystarczy zapisać ją (lub wydrukować) w tradycyjnej formie, zrozumiałej dla człowieka. Taki dokument zachowa właściwości faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadał m.in. numer identyfikacji nadany przez KSeF.