Benefity pracownicze - automatyzacja rozliczeń

Jak zautomatyzować rozliczenia za benefity pracownicze?

Wiele firm oferuje dofinansowanie benefitów pracowniczych. Sposoby rozliczeń z pracownikami takich benefitów są różne i opiszemy je poniżej. Jak się okazuje, z wieloma problemami, które nastręczają takie rozliczenia, można sobie poradzić.

W jaki sposób pracodawcy rozliczają benefity pracownicze?

Benefity pracownicze, czyli finansowane przez pracodawców dodatki do wynagrodzenia, stały się obecnie ważnym argumentem pozwalającym pozyskać nowych pracowników, a także zatrzymać tych doświadczonych. Jak wynika z raportu przygotowanego przez firmę Sedlak&Sedlak, “Benefity w oczach pracowników 2021”,  aż 75% badanych osób posiada dostęp do dodatków pozapłacowych w swoim miejscu pracy. 

Od wielu lat najpopularniejszymi dodatkami do wynagrodzenia są karty sportowe, prywatna opieka medyczna, darmowe posiłki w pracy, a także dofinansowania szkoleń

Liczba i stopień dofinansowania benefitów zależy od możliwości finansowych pracodawcy, co najczęściej uzależnione jest też od wielkości przedsiębiorstwa. Przykładowo, całkowicie darmową, prywatną opiekę medyczną w najwyższym pakiecie, oferują najczęściej duże korporacje. W przypadku mniejszych firm, często spotykanym rozwiązaniem jest częściowe dofinansowanie benefitu przez pracodawcę. Jest to rozwiązanie również atrakcyjne dla pracowników, ponieważ w ten sposób mogą korzystać z potrzebnych im usług w znacznie niższych, atrakcyjnych cenach. 

Rozliczenie częściowego dofinansowania benefitów może być zrealizowane w jednym z dwóch wariantów: 

  1. Pracodawca opłaca cały benefit, a następnie potrąca z wynagrodzenia pracownika część opłaty
  2. Pracodawca opłaca cały benefit, a pracownik zwraca pracodawcy część opłaty

O ile pierwszy sposób jest znacznie prostszy, gdyż nie wymaga operacji przyjmowania zwrotu należności, to drugie rozwiązanie wymaga nieustannej, czasochłonnej kontroli poszczególnych wpłat, co jest dla przedsiębiorców bardziej problematyczne, zwłaszcza przy dużej liczbie pracowników korzystających z benefitów w tym modelu. 

Jest to zadanie, które warto zautomatyzować za pomocą dedykowanego narzędzia takiego jak Flobo, dzięki czemu staje się ono czynnością bezobsługową. 

Automatyzacja rozliczeń za benefity pracownicze – czy jest możliwa?

Zautomatyzowanie obsługi rozliczeń za benefity polega na automatycznym rozliczaniu należności i przypominaniu o konieczności zapłaty zgodnie z dowolnym scenariuszem. Pracownik korzystający z benefitu z wyprzedzeniem dostanie informacje (mailowo lub przez SMS) o konieczności dokonania swojej części płatności za usługę. Częstotliwość przypominania można skonfigurować w dowolny sposób. Dzięki temu, znacznie zmniejsza się ryzyko przeoczenia terminu dokonania wpłaty przez pracownika. 

Pracodawca może na bieżąco śledzić wpłaty w wygodnym panelu usługi Flobo. Dzięki temu rozwiązaniu, w jednym miejscu jest informowany zarówno o terminowych wpłatach, jak i zaległościach. Nie ma więc konieczności ręcznego sprawdzania statusu płatności

Odpowiadając na pytanie z nagłówka – tak, automatyzacja rozliczeń za benefity pracownicze jest możliwa i umożliwia to Flobo. Ale czym właściwie jest to narzędzie? W jaki sposób uzyskuje dostęp do konta firmowego? Czy to bezpieczne rozwiązanie? 

Flobo to oprogramowanie, a konkretniej robot biurowy, który potrafi automatyzować procesy finansowe w firmie (księgowanie, przypominanie, windykowanie). Flobo łączy się z kontem bankowym za pomocą interfejsu programistycznego (API). Robot nie zna loginu, hasła i nie może wykonywać żadnych transakcji. API umożliwia mu jedynie wgląd w dane. Informacje o przelewach wpływających na konto wykorzystywane są do automatycznego księgowania, które odbywa się na bieżąco, dzięki czemu statusy płatności są uaktualniane co kilka godzin

Co jeśli pracownik dokona wpłaty z innego konta lub z konta innej osoby? Czy Flobo mimo to przypisze płatność do odpowiedniej osoby?  Tak, Flobo doskonale radzi sobie z tym problemem. Dzieje się tak dzięki wykorzystaniu technologii mass collect (płatności masowe). Polega na weryfikacji przelewów od kontrahentów przez przydzielenie każdemu z nich indywidualnego numeru rachunku do wpłat, który jednoznacznie identyfikuje nadawcę przelewu. Bez względu na to, w jaki sposób dokonał płatności, system i tak automatycznie przypisze ją do niego. Rozwiązanie mass collect jest dostępne dla klientów wybranych polskich banków.Dzięki Flobo obsługa rozliczeń za benefity pracownicze staje się prosta. Pracodawca nie musi już tracić czasu na sprawdzanie wpłat (często kilka razy dziennie), manualne przypisywanie ich do pracownikówwysyłanie przypomnień o braku płatności. Dzięki temu, benefit staje się faktyczną korzyścią dla całego zespołu, a nie dodatkowym, czasochłonnym obowiązkiem dla zarządu lub księgowości.