Rozliczenia w firmie - metoda kasowa
Rachunkowość

Co to jest metoda kasowa i jak może Ci pomóc radzić sobie z opóźnionymi płatnościami?

Metoda kasowa umożliwia przedsiębiorcy rozliczenie podatku VAT dopiero w momencie otrzymania płatności od kontrahenta, a nie –  jak w przypadku metody memoriałowej – po wystawieniu faktury. Sprawdź, kto może skorzystać z metody kasowej, na jakich warunkach i kiedy warto to zrobić. 

Co to jest metoda kasowa? 

W przypadku domyślnej metody memoriałowej, momentem powstania obowiązku zapłaty podatku VAT jest wystawienie faktury za sprzedaż towaru lub usług. Dla urzędu skarbowego nieistotne jest, czy i kiedy na konto przedsiębiorcy wpłynęła płatność. Jeśli pojawią się opóźnienia, to będzie on zobowiązany zapłacić wynikającą z faktury kwotę podatku VAT nawet jeśli nie otrzymał za nią zapłaty. Może to doprowadzić do utraty płynności finansowej i nałożenia grzywny (a w niektórych przypadkach kary pozbawienia wolności) za opóźnienia w zapłacie podatku VAT. 

Rozwiązaniem tego problemu jest metoda kasowa, w myśl której obowiązek podatkowy powstaje w momencie, w którym doszło do zapłaty. Korzystający z tego rozwiązania przedsiębiorca, ma możliwość odprowadzić podatek dopiero wtedy, gdy kontrahent dokona zapłaty za towar lub usługi. 

Kto może skorzystać z metody kasowej? 

Z metody kasowej mogą skorzystać przedsiębiorstwa, które zaliczają się do grona tzw. małych podatników. Są to firmy, których przychód ze sprzedaży w poprzednim roku (wraz z kwotą podatku VAT) nie przekroczył wartości 2 000 000 euro w przeliczeniu na złotówki.  Według statystyk, do tej grupy zalicza się zdecydowana większość polskich przedsiębiorców. 

Metoda kasowa działa bez ograniczeń w sytuacji, gdy nabywca towaru lub usług jest podmiotem gospodarczym i czynnym płatnikiem podatku VAT. Jeśli sprzedaż została dokonana na rzecz osoby fizycznej, to podatek VAT musi być wykazany i rozliczony nie później niż w 180 dni od dnia sprzedaży usługi lub towaru. 

Kiedy warto skorzystać z metody kasowej? 

Korzystanie z metody kasowej może być korzystne dla przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury z długimi terminami płatności. W ten sposób mogą oni zabezpieczyć firmowe środki finansowe, bez potrzeby odprowadzania podatku od płatności, których nie otrzymali jeszcze od klientów.

Działa to też w drugą stronę. U przedsiębiorcy korzystającego z metody kasowej, możliwość odliczenia podatku VAT z faktury zakupowej pojawia się dopiero w momencie dokonania zapłaty, dlatego nie jest to dobre rozwiązanie dla osób, które same mają problemy z terminowym regulowaniem zobowiązań. Jeśli sprzedawca stosuje metodę kasową, to wpływa to również na rozliczenia z klientami. Zakup towaru lub usługi od takiego przedsiębiorcy sprawia, że kupujący również odliczyć podatek VAT może dopiero w momencie zapłaty.  

Wiele biur rachunkowych odradza stosowanie metody kasowej ze względu na konieczność wykonywania dodatkowej pracy w postaci regularnego śledzenia pojawiających się płatności – to właśnie od wpłat zależy w tym przypadku odprowadzany podatek VAT. Oczywiście jest to dodatkowy obowiązek, ale istnieje też proste rozwiązanie tego problemu. Jest nim skorzystanie z automatycznego monitoringu należności, który oferuje narzędzie Flobo. Dzięki funkcji automatycznej obsługi faktur, przelewy są na bieżąco odnotowywane, a faktury – rozliczane.

Automatyczna obsługa faktur

Koniec z ręcznym rozliczaniem przelewów za faktury! Flobo rozpozna i rozliczy wpłaty, a w przypadku braku płatności skutecznie upomni się o należności.

Flobo - kompleksowa obsługa faktur

Co jest wymagane do skorzystania z metody kasowej? 

Korzystanie z metody kasowej wymaga przejścia na kwartalne rozliczenie podatku VAT. Aby to zrobić, należy pisemnie zawiadomić urząd skarbowy, a także złożyć formularz VAT-R najpóźniej do końca miesiąca poprzedzającego okres, od którego ma być zastosowana metoda kasowa. 

Konieczne jest również oznaczanie wystawianych faktur napisem “metoda kasowa”. Taką funkcjonalność oferuje większość dostępnych na rynku programów do fakturowania. Możliwość wyboru metody kasowej istnieje zarówno podczas założenia działalności gospodarczej, jak i w późniejszym okresie jej prowadzenia. Powrót do metody memoriałowej jest możliwy dopiero po upływie 12 miesięcy, w trakcie których przedsiębiorca rozliczał się metodą kasową. Automatyczny i natychmiastowy powrót do metody memoriałowej jest możliwy jedynie w sytuacji, gdy przedsiębiorca utraci status małego podatnika.