Ręczne wystawianie faktur wciąż jest najpopularniejszym rozwiązaniem stosowanym w wielu firmach (za wyjątkiem sklepów internetowych). Większa liczba klientów to więcej faktur i czasu potrzebnego na ich wystawianie. Z pomocą przychodzi masowa obsługa faktur i towarzysząca temu procesowi automatyzacja. 

Tam, gdzie mamy do czynienia z większą liczbą wystawianych faktur (już od kilkudziesięciu sztuk miesięcznie), warto wprowadzić automatyzację ich obsługi. Takie rozwiązanie uwalnia pracownika od żmudnych i monotonnych czynności, które szybciej i dokładniej wykona robot. 

Automatyzacja obsługi faktur może przynieść wiele korzyści zarówno dla właścicieli niewielkich, jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i pracowników działów finansowych w dużych firmach. Dzięki temu można zautomatyzować powtarzające się zadania związane z płatnościami, takie jak wprowadzanie danych, wystawianie faktur czy obsługa wpłat pojawiających się na rachunku firmowym. 

Wbrew obawom wielu osób, nie chodzi tu o pozbawianie ludzi miejsc pracy. Dzięki takim rozwiązaniom, pracownicy mają mniej pracy mechanicznej i mogą zostać zaangażowani w strategiczne i analityczne obowiązki, których aktualnie nie da się zautomatyzować. Zazwyczaj są to zadania ciekawsze, rozwijające i przekładające się na większą satysfakcję z pracy. 

Przykładem zadania które wymaga automatyzacji jest masowa obsługa faktur. To szereg czynności, które wykonywane ręcznie są czasochłonne i obarczone dużym ryzykiem popełnienia błędu. 

Na czym polega masowe wystawianie faktur?

Zadania wchodzące w skład masowej obsługi faktur zaczynają się od ich wystawienia. Masowe wystawianie faktur, czyli jednoczesne wystawianie wielu faktur dla różnych klientów.

Wystawianie faktur masowych realizowane jest za pomocą specjalnego oprogramowania, które automatyzuje to zadanie. Jednym z takich narzędzi jest robot księgowy Flobo, który potrafi wystawiać faktury na podstawie przekazanych danych za pomocą API lub pliku CSV.

Firmy wystawiające faktury masowe często korzystają z rachunków mass collect. Oferują one sprawną i bezbłędną identyfikację przelewów, co ma ogromne znaczenie w kolejnych krokach wchodzących w skład masowej obsługi faktur. Piszemy o nich w kolejnym akapicie. Rachunek mass collect nie zawsze jest niezbędny. W przypadku, gdy firma działa w modelu B2B i przyjmuje wpłaty pochodzące od innych firm, identyfikacja przelewów jest łatwa i wystarczające jest wykorzystanie otwartej bankowości PSD2 w celu bezpiecznego połączenia z tradycyjnym rachunkiem bankowym.

Masowe księgowanie i windykowanie faktur 

Wraz ze wzrostem liczby wystawianych faktur, na operacje księgowania przelewów i przypisywania ich do poszczególnych faktur trzeba przeznaczać coraz więcej czasu. Jeśli firma korzysta z systemu masowo wystawiającego faktury, to powinna też posiadać rozwiązanie, które pozwoli masowo księgować należności – wykrywać wpłaty pojawiające się na koncie, przypisywać je do konkretnego kontrahenta i oznaczać fakturę jako opłaconą. Logowanie się do banku, monitorowanie pojawiających się wpłat i ręczne odnotowywanie ich w programie do fakturowania – to czynności, które można zautomatyzować. 

Automatyczna obsługa faktur to funkcja, którą oferuje robot księgowy Flobo. Obecny w nim moduł rozliczeń to niezawodne narzędzie, które pozwala na automatyczne monitorowanie wpływających przelewów dzięki wykorzystaniu bankowego systemu mass collect. Ten system, zwany także płatnościami masowymi, pozwala na weryfikację przelewów od kontrahentów poprzez przydzielenie każdemu z nich indywidualnego numeru rachunku do wpłat. Dzięki temu, nie ma znaczenia w jaki sposób lub z czyjego konta klient dokonał płatności – system i tak przypisze ją do właściwego płatnika. Jest to rozwiązanie bezpieczne, ponieważ połączenie z bankiem odbywa się za pomocą specjalnie przygotowanego do tego celu interfejsu programistycznego API lub protokołu PSD2. 

Zautomatyzować można nie tylko wystawianie i księgowanie faktur, ale też windykację, która może odbywać się masowo i automatycznie. W tym przypadku przydatny okazuje się moduł automatycznej windykacji dostępny w robocie księgowym Flobo. Wykrywa on, które faktury nie zostały opłacone w terminie, a następnie rozpoczynany jest proces automatycznej windykacji. Komunikacja z dłużnikami odbywa się za pomocą maili i SMSów. Wraz z wydłużającym się przekroczeniem terminu płatności, realizowane są kolejne kroki zmierzające do odzyskania należności: przypomnienia o zaległości, wystawienie noty księgowej na określoną kwotę, przekazanie informacji o zadłużeniu  do BIG-u lub e-sądu. Automatyczny i regularny proces windykacji pomaga także przyzwyczajać klientów do terminowych płatności. 

Faktury masowe – kto używa takiego rozwiązania?

Masowa obsługa faktur to rozwiązanie, które jest chętnie wykorzystywane przez wspólnoty mieszkaniowe, operatorów telekomunikacyjnych, dostawców mediów, szkoły i inne firmy, które posiadają wielu klientów regularnie płacących za te same, powtarzalne usługi. 

Firmy oferujące usługi w abonamencie napotykają wiele problemów i zagrożeń związanych z ich opłacaniem. Błędy w procesie pobierania opłat oraz trudności z ich ściągalnością mogą prowadzić do strat finansowych. Operowanie w kilku środowiskach, takich jak system bankowy, system fakturowania i system zarządzania usługami klienta, zwiększa ryzyko niezgodności i niewydolności procesu. Aby zapobiec takim sytuacjom, warto rozważyć wdrożenie zintegrowanego systemu, który połączy wszystkie te obszary w jedną, spójną całość. Takie rozwiązanie pozwoli zapewnić bezpieczeństwo finansowe firmy, a jednocześnie zwiększyć zyski i obniżyć koszty obsługi płatności.

Korzyści masowego wystawiania i obsługi faktur 

• Oszczędność czasu i pieniędzy – automatyzacja wystawiania i obsługi faktur pozwala na znaczne skrócenie czasu potrzebnego na te czynności, co oznacza mniej pracy dla pracowników i niższe koszty dla pracodawcy. Personel odpowiedzialny za finanse nie musi poświęcać czasu na ręczne wprowadzanie danych do każdej faktury, co pozwala im skupić się na innych zadaniach.
• Większa dokładność – masowa obsługa faktur pozwala uniknąć błędów ręcznego wprowadzania danych, co zmniejsza ryzyko pomyłek i poprawia dokładność rozliczeń. Masowe wystawianie faktur umożliwia skupienie się na bardziej strategicznych i analitycznych zadaniach, co przekłada się na lepszą rentowność firmy.
• Szybsze rozliczenia i realizowanie płatności – masowa obsługa faktur umożliwia szybsze rozliczanie transakcji, co z kolei pozwala na szybsze otrzymywanie płatności od klientów. 
• Poprawa ściągalności i terminowości płatności – czuwa nad tym system powiadomień i przypomnień o wygenerowanych kolejnych fakturach, a także automatyczna windykacja w przypadku płatności przeterminowanych. 

Sprawna, zautomatyzowana obsługa faktur masowych zyskuje na znaczeniu wraz ze wzrostem liczby obsługiwanych klientów. Nie jest to jednak rozwiązanie przeznaczone tylko dla największych firm. Wdrożenie automatyzacji jest opłacalne w przypadku każdej liczby miesięcznych płatności, której ręczne księgowanie jest czasochłonne – robota księgowego Flobo z powodzeniem używają firmy, które wystawiają poniżej 100 faktur miesięcznie. Jest on dostępny do dyspozycji firmy każdego dnia – 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Wystawia faktury masowe, księguje płatności i prowadzi automatyczną windykację –   szybko, bez pomyłek i bez przeoczeń, co często zdarza się w przypadku wykonywania tej pracy przez pracowników.