Usługa mass collect z powodzeniem wykorzystywana jest przez operatorów telekomunikacyjnych, uczelnie wyższe, a także prywatną opiekę medyczną. Rozwiązanie sprawdzi się również w znacznie mniejszych firmach usługowych.
Mass collect w małej firmie – jakie korzyści?
Dzięki mass collect, każdy kontrahent posiada swój indywidualny numer rachunku, na który dokonuje płatności za usługi. Wpłata od każdego klienta ostatecznie i tak trafia na to samo konto firmowe, ale z odpowiednią etykietą (indywidualny numer rachunku). Dzięki temu z łatwością można zidentyfikować płatność klienta bez względu na to, w jaki sposób jej dokonał – przelewem internetowym, gotówką na poczcie, w banku, za pomocą bramki płatniczej lub z innego numeru rachunku. Sprawny i wygodny monitoring należności to korzyść, której znaczenie rośnie wraz z liczbą obsługiwanych klientów. Efekt będzie jednak zauważalny w przypadku każdej liczby miesięcznych płatności, której ręczne księgowanie jest czasochłonne – mass collect z powodzeniem używają firmy, które wystawiają poniżej 100 faktur miesięcznie.
Kolejną korzyścią są szerokie możliwości automatyzacji finansów, na które pozwala wdrożenie systemu mass collect. System generuje pliki zawierające informacje o transakcjach, które następnie mogą automatycznie zasilić bazy danych programów finansowo–księgowych. W ten sposób program księgowy może samodzielnie przypisać płatność do faktury, a jeśli ta nie została zrealizowana terminowo – aplikacja obsługująca należności może zacząć automatycznie wysyłać do kontrahentów przypomnienia o płatności według danego scenariusza – przykładem takiego oprogramowania jest Flobo.
Najważniejsze korzyści stosowania mass collect w małej firmie:
- Szybka i wygodna informacja o płatnościach.
- Oszczędność czasu.
- Redukcja kosztów administracyjnych.
- Możliwość integracji z narzędziami Finance Automation.
Ile kosztuje wdrożenie mass collect?
Usługa mass collect wyceniana jest indywidualnie (ceny często są uzależnione m.in. od liczby kontrahentów), dlatego na stronach banków oferujących to rozwiązanie, nie ma ogólnodostępnych cenników. Koszt najczęściej obejmuje jednorazową opłatę za wdrożenie usługi, miesięczną opłatę za korzystanie, a także przetwarzanie pojedynczej płatności uznaniowej (ten koszt często jest uzależniony od liczby płatności). Szczegółowe informacje można uzyskać w oddziałach banków lub za pośrednictwem infolinii dla klientów biznesowych.
Czy mass collect to konieczność?
Zastosowanie rachunku mass collect jest kluczowe w celu przyjmowania wpłat z rachunków prywatnych. Klienci często wykonują przelewy z różnych kont, z różnymi tytułami przelewów i na różne sposoby (np. poprzez pocztę), co utrudnia identyfikację nadawcy i przypisanie wpłaty do danego klienta w systemie fakturowania. Dlatego dla firm, takich jak szkoły, biura podróży i operatorzy mediów, którzy otrzymują wiele wpłat od użytkowników prywatnych, zaleca się korzystanie z rachunku mass collect w celu automatycznej identyfikacji wpłat.
W przypadku wpłat od firm, czyli usług typu B2B, zazwyczaj istnieje większa dyscyplina płatności. Rzadziej zdarza się, że jedna firma wykonuje przelew w imieniu innej. Dlatego identyfikacja przelewu jest znacznie łatwiejsza i pozbawiona możliwych błędów. W takim przypadku wystarczające będzie połączenie z tradycyjnym rachunkiem bankowym, np. przez otwartą bankowość PSD2.
Automatyzacja płatności dzięki mass collect i Flobo
Flobo, czyli aplikacja do automatycznej obsługi należności, została wyposażona w moduł Inkaso, który pozwala integrację z usługą mass collect banku. Aplikacja na bieżąco zasilana jest danymi o transakcjach, dzięki czemu system przypominania o płatnościach jest jeszcze bardziej skuteczny i zautomatyzowany – nie trzeba ręcznie wprowadzać do aplikacji danych o opłaconej fakturze. Jeśli dana płatność zostanie zrealizowana, to Flobo automatycznie przerwie proces windykacji polubownej.