Cyfryzacja w firmie

Cyfryzacja w firmie – czy warto w nią inwestować?

Dla przedsiębiorców inwestycja w cyfryzację często jest dużym obciążeniem finansowym, a korzyści z wprowadzonych zmian mogą być odczuwalne dopiero po wielu miesiącach, a nawet latach. Sprawdź, jaki jest ich stosunek do wdrażania innowacyjnych rozwiązań. 

Brak innowacji to problem, który doprowadził do upadku wielu znanych, dobrze radzących sobie na rynku firm. Przedsiębiorcy często wychodzą z założenia, że biznes przynoszący zyski i odpowiednio duża poduszka finansowa to gwarancja sukcesu i nie powinno się zmieniać tego, co działa dobrze. To błąd, ponieważ świat nieustannie się zmienia. Zmieniają się dostępne technologie, ceny, upodobania klientów, a także pracownicy – na rynek wchodzą kolejne pokolenia o zupełnie innych oczekiwaniach i nastawieniu do pracy. To problemy, które ignorowane przez lata mogą eskalować do takich rozmiarów, że może być już za późno na wprowadzanie jakichkolwiek zmian. Z tego powodu, nie należy bać się innowacji i warto regularnie przeznaczać część budżetu firmowego na testowanie nowych rozwiązań. 

Jednym z najpopularniejszych trendów jest cyfryzacja, która polega na optymalizacji i automatyzacji procesów w przedsiębiorstwie za pomocą wyspecjalizowanego oprogramowania. Przykładem cyfryzacji jest Flobo – oprogramowanie, które potrafi automatyzować wystawianie faktur, rozliczać należności, przypominać o płatnościach, a nawet windykować. Narzędzie wyręcza pracownika w wykonywaniu powtarzalnych czynności, których realizacja przez człowieka zwiększa ryzyko popełnienia błędu, przeoczeniu jednego z elementów procesu (np. wysłanie przypomnienia o płatności), lub zaniechania go z uwagi na nastawienie pracownika. Dzięki takiemu rozwiązaniu, pracownik może zostać oddelegowany do czynności, w których jest niezbędny i w których nie może zastąpić go oprogramowanie. Zwykle są to o wiele ciekawsze zadania niż powtarzalne czynności, co wpływa na większą satysfakcję z pracy. Stosowanie automatyzacji w zakresie obsługi należności zwiększa też płynność finansową firmy (brak pomyłek i efektywna kontrola płatności od kontrahentów) i pozwala lepiej zarządzać czasem pracy (automatyzacja powtarzalnych czynności). 

Innowacje w firmie – jak radzą sobie z nimi polscy przedsiębiorcy? 

Z raportu “Inwestycje w technologie w dobie pandemii. Nowe wyzwania MŚP: cyfryzować czy oszczędzać?”, który jest zbiorem wyników badań przeprowadzonych przez agencję Keralla Research na zlecenie firmy Symfonia, wynika, że cyfryzację wprowadza aktualnie 75% małych i średnich firm w Polsce. Jako powody wdrożenia cyfryzacji, przedsiębiorcy wymieniają najczęściej: 

  • oszczędność kosztów w przyszłości (44,2% badanych)
  • większą wydajność i efektywność pracy, 
  • wzrost konkurencyjności na rynku, 
  • dostęp do szerszego rynku. 

Z raportu wynika, że pandemia COVID-19 miała wpływ na wprowadzenie cyfryzacji przede wszystkim w firmach z polskim kapitałem. Przedsiębiorstwa z zagranicznym kapitałem takich działań podejmowały się już dużo wcześniej. 

Jak wynika z badania, barierą dla wprowadzania innowacji jest dla firm długi czas wdrażania nowych rozwiązań oraz poprawna integracja z funkcjonującym już oprogramowaniem (np. systemem ERP). Przedsiębiorcy jako powód podają też niechęć pracowników, którzy nie chcą zmieniać swoich przyzwyczajeń i uczyć się korzystania z nowych rozwiązań. Zdaniem 22,5% badanych, na rynku pracy brakuje osób dobrze przygotowanych do pracy z nowymi technologiami.
Przedsiębiorcy zwrócili też uwagę na fakt, że oprogramowanie często nie jest odpowiednio dobrze dopasowane do profilu działalności firmy, a ich zastrzeżenia budzi też bezpieczeństwo przepływu danych

Firmy w zdecydowanej większości decydują się na korzystanie z pojedynczych rozwiązań wyspecjalizowanych w konkretnym obszarze (np. Flobo i automatyczna obsługa należności dzięki mass collect), które potrafią jednak wymieniać informacje z innymi systemami funkcjonującymi już w przedsiębiorstwie (za pośrednictwem API). Problemem jest też brak środków na cyfryzację i brak dostępu do korzystnych programów wsparcia – dotacji i kredytów. Taki problem w badaniu wskazało 40% ankietowanych przedsiębiorców. 

Czy warto wdrażać cyfryzację w firmie?

Jak wynika z badania przeprowadzonego przez agencję Keralla Research, cyfryzacji w  największym stopniu ulegają działy finansowe i sprzedaży, a w najmniejszym – te bezpośrednio związane z produkcją. Tylko 12% badanych firm nie zdecydowało się na cyfryzację w żadnym swoim dziale. 

32,7% przedsiębiorców uznało, że cyfryzacja to przymusowa konieczność, do której zmuszają ich zarówno konsumenci, jak i konkurencja. 30% badanych traktuje cyfryzację jako szansę na rozwój, z kolei dla 31% firm cyfryzacja jest niezbędna i stanowi ich strategię rozwoju. Czy warto inwestować w cyfryzację w firmie? Zdecydowanie tak. Nowoczesne, cyfrowe rozwiązania pozwalają zmniejszyć koszty prowadzenia działalności, zwiększają efektywność pracy, satysfakcję pracowników, bezpieczeństwo (pandemia COVID-19 pokazała, że firmy otwarte na cyfrowe rozwiązania poradziły sobie znacznie lepiej od tych, które cały czas działały w tradycyjnym modelu), a wielu przypadkach pozwalają też dotrzeć do nowych klientów.