Na czym polega automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych
Rozwój

Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) to rozwiązanie odpowiednie dla każdej firmy, która zmaga się z nadmiarem powtarzających się zadań – niezależnie od branży i skali działania. Jakie procesy warto zautomatyzować? Czym BPA różni się od BPM i RPA? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w tym artykule. 

Co to jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja procesów biznesowych (Business Process Automation, BPA) optymalizuje i automatyzuje przepływ pracy w celu poprawy wydajności organizacji. BPA przejmuje istniejące procesy, a następnie całkowicie usuwa lub zmniejsza zakres pracy, którą należy wykonywać manualnie. Służą do tego tzw. workflow buildery, czyli kreatory służące do konfigurowania przepływów pracy. Automatyzacja procesów biznesowych często jest definiowana jako strategia ich automatyzacji krok po kroku

Dzięki BPA zautomatyzować można procesy biznesowe wchodzące w skład:

  • relacji z klientami, 
  • finansów,
  • sprzedaży, 
  • marketingu, 
  • pozyskiwania danych analitycznych 
  • analizy danych. 

Automatyzację procesów biznesowych można podzielić na cztery podstawowe fazy: 

  1. Analiza – przegląd procesów i określenie, które z nich wymagają automatyzacji, a także jakie rozwiązania technologiczne zostaną w niej zastosowane. 
  2. Wdrożenie – konfiguracja, dostosowanie i rozpoczęcie korzystania z automatyzacji. Wdrożenie musi zostać poprzedzone testami wśród użytkowników, a także powstaniem szczegółowej dokumentacji. 
  3. Integracja – jest to krok niezbędny w przypadku rozwiązań korzystających z API, ponieważ pozwala na komunikacje między funkcjonującymi w firmie programami. 
  4. Wsparcie i analiza – na tym etapie analizowana jest efektywność automatyzacji i w zależności od jej wyniku mogą zostać zaproponowane poprawki, które zostaną wprowadzone podczas kolejnej optymalizacji zautomatyzowanego procesu. 

BPA, BPM a RPA – jakie są różnice?

Wiele osób nie dostrzega różnic między terminami BPA (Business Process Automation), BPM (Business Process Management) i RPA (Robotic Process Automation). Chociaż wszystkie te pojęcia odnoszą się do automatyzacji zadań w firmie, to w rzeczywistości różnią się realizowanym zakresem działań: 

  • BPM to opracowywanie, wdrażanie i utrzymywanie struktur i procesów biznesowych. Na tym etapie tworzone lub edytowane są procesy, wprowadza się modyfikacje w zakresie współdziałania ze sobą poszczególnych rozwiązań działających w organizacji. 
  • BPA skupia się na optymalizacji i uproszczeniu procesów, które już istnieją w przedsiębiorstwie. 
  • RPA pracuje na poziomie GUI aplikacji wykorzystywanych w firmie. Rozwiązania RPA automatyzują czynności, które w tradycyjnych warunkach musiałby wykonywać pracownik. Roboty softwarowe wiernie odwzorowują poszczególne kroki i powtarzają je efektywniej niż człowiek. RPA zapewnia programową automatyzację już zdefiniowanych i istniejących przepływów.

Podstawowe różnice między BPA a RPA

  • Potrzeba kontroli człowieka – automatyzacja procesów biznesowych (BPA) polega na nieustannej kontroli i ulepszaniu automatyzacji procesów w firmie m.in. pod wpływem wyników uzyskanych w danym okresie. Analizy i modyfikacje przeprowadzane są przez wyspecjalizowanego w temacie pracownika, dlatego potrzeba kontroli człowieka jest w tym przypadku niezbędna. 

Do RPA zaliczamy rozwiązania, które stworzone raz, automatyzują rutynowy proces w sposób ciągły. Takie narzędzia nie wymagają kontroli człowieka. 

  • Wykorzystywane technologie – podstawą działania rozwiązań wchodzących w skład RPA jest uczenie maszynowe. W przypadku automatyzacji procesów biznesowych wykorzystuje się zestaw powiązanych ze sobą technologii, m.in. rozwiązania IoT (Internet of Things)  – np. optymalizacja procesu produkcyjnego lub blockchain (np. optymalizacja zarządzania umowami). 
  • Koszt i czas wdrożenia – wdrożenie rozwiązania RPA jest łatwiejsze, szybsze i mniej kosztowne niż automatyzacja procesów biznesowych. Narzędzie RPA można niemal natychmiast zintegrować z istniejącym procesem, podczas gdy automatyzacja procesów biznesowych wymaga dogłębnej analizy, opracowania strategii i starannego ustalania priorytetów. Z tej perspektywy wdrożenie oprogramowania RPA w celu pozbycia się powtarzalnych i czasochłonnych zadań może być pierwszym krokiem w kierunku automatyzacji procesów biznesowych.
  • Wpływ na organizację – wpływ, jakiego organizacje mogą oczekiwać po wdrożeniu BPA jest większy w porównaniu z wpływem, jaki może przynieść RPA. Wynika to z faktu, że BPA i RPA działają na różnych poziomach. Podczas gdy RPA działa na poziomie mikro, automatyzując tylko określone zadania, BPA działa na poziomie makro, automatyzując cały proces biznesowy. 

Jak zautomatyzować biznes?

Rozważasz wprowadzenie automatyzacji w firmie? Koniecznie weź pod uwagę odpowiedzi na następujące pytania: 

  1. Jak często wykonywane jest dane zadanie?
  2. Ile osób zaangażowanych jest w jego realizację? 
  3. Czy czas wykonania zadania jest istotny?
  4. Jak duży jest wpływ wykonania danego zadania na inne procesy w firmie?

Duża powtarzalność zadania, wielu pracowników zaangażowanych w jego wykonanie, a także krótki czas realizacji i duży wpływ na funkcjonowanie firmy – to odpowiedzi, które powinny zachęcić Cię do wprowadzenia automatyzacji. 

Poniżej przedstawiamy kilka popularnych procesów biznesowych, które można zautomatyzować całkowicie lub częściowo:

Usprawnienie i automatyzacja procesów w firmie pozwala realizować je efektywniej, co przekłada się na redukcję kosztów i zwiększenie przychodów. Pracownicy nie muszą już wykonywać nielubianych, monotonnych zadań, zyskując czas na wykonywanie tych, których automatyzacja nie jest możliwa lub wymaga nieustannej weryfikacji.

Automatyczna
obsługa należności.