Jak zapobiegać opóźnieniom w płatnościach od klientów?

Opóźnienia w płatnościach od klientów

Opóźnienia w płatnościach nazywane są też zatorami płatniczymi. Jest to jedna z najczęstszych przyczyn utraty płynności finansowej firm, a jak wynika z przeprowadzonych badań – szczególnie dotknięte są nimi małe i średnie przedsiębiorstwa. 

Zatory płatnicze w polskich firmach 

Jak wynika z ogólnopolskiego badania „Impulsy i bariery finansowe w rozwoju MŚP”, polscy przedsiębiorcy muszą odzyskać od swoich klientów łącznie 58,4 mld zł. Przeprowadzono je w grudniu 2021 r. na grupie 512 firm o zróżnicowanej wielkości (mikro, małe, średnie i duże przedsiębiorstwa) przez IMAS International na zlecenie KRD i firmy faktoringowej NFG. 

Z opublikowanego raportu wynika, że przeterminowane faktury stanowią największą przeszkodę w rozwoju małych i średnich przedsiębiorstw (tak twierdzi 56,3% badanych). Przedsiębiorcy skarżą się też na długie terminy płatności wystawianych faktur (30,5% badanych), a także na brak wystarczającej wiedzy o sytuacji finansowej kontrahentów (23,4%). 

Ostatnia przyczyna barier w rozwoju polskich firm jest o tyle zaskakująca, że szczegółowe informacje o zadłużeniu podmiotu można uzyskać z biur informacji gospodarczej. Jak się okazuje – małe i średnie firmy pobierają ich nawet 5 razy mniej niż duże przedsiębiorstwa.

Jak firma może zapobiegać zatorom płatniczym?

W tym artykule przedstawiliśmy metody, które pozwolą skutecznie zapobiegać powstawaniu opóźnień w płatnościach. Wiele osób zapomina o nich lub nawet nie próbuje się o nich dowiedzieć – zwłaszcza wtedy, gdy w firmie nie występują problemy z przeterminowanymi fakturami i wszyscy kontrahenci płacą terminowo. 

Wbrew pozorom, jest to najlepszy moment, aby skorzystać z tych sposobów, ponieważ jak dobrze wiemy – „Lepiej zapobiegać, niż leczyć”

Z opisanych w artykule metod może skorzystać każdy – zarówno freelancer, jak i duże przedsiębiorstwo. 

Odpowiednia weryfikacja kontrahentów

Strona internetowa, media społecznościowe, a nawet kontakt osobisty pozwalają wykreować niemal dowolny wizerunek firmy i człowieka – nie zawsze zgodny z prawdą. Nie ulegaj mu i przed nawiązaniem współpracy zawsze weryfikuj kontrahenta  w ogólnodostępnych rejestrach

Co warto sprawdzić przed nawiązaniem współpracy? 

  • W przypadku osób fizycznych kluczowa jest weryfikacja tożsamości, adresu i numeru PESEL. To  informacje, które będą miały znaczenie w przypadku braku zapłaty i konieczności skierowania sprawy na drogę sądową.  
  • Weryfikacja kontrahenta w rejestrach – rejestrze CEIDG można sprawdzić jednoosobową działalność gospodarczą, a także o wspólników spółek bez osobowości prawnej (np. spółki cywilne). W przypadku spółek z osobowością prawną (np. spółki z o.o.) pomocny okaże się rejestr KRS. Za pomocą tych narzędzi warto zweryfikować nazwę firmy, adres, informacje o zakazach, postępowaniu upadłościowemu, naprawczemu  i restrukturyzacyjnemu. Informacji o firmach dostarcza także baza REGON dostępna za pomocą wyszukiwarki GUS
  • Weryfikacja kontrahenta w rejestrze VAT (gdy jest płatnikiem tego podatku) – istotne jest sprawdzenie, czy kontrahent figuruje na tzw. “białej liście” – czy jest czynnym płatnikiem podatku VAT.  W tym rejestrze zweryfikujesz m.in. status podatnika oraz jego rachunki bankowe podane do organów skarbowych. 
  • Warto sprawdzić rejestry, bazy i giełdy długów. W wielu przypadkach takie informacje są ogólnodostępne. Najlepiej spróbować w wyszukiwarce internetowej wpisać kombinację Nazwa Firmy + “dług” i zapoznać się z wyświetlanymi wynikami. 

W zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa, a także rodzaju zawieranej współpracy, istotne mogą okazać się też sprawozdania finansowe, powiązania kapitałowe i osobowe między firmami, wskaźniki finansowe, a także informacje o przyznanych dotacjach

Warto też czytać opinie o kontrahentach. Portale społecznościowe, wizytówka Google Moja Firma i  strony z opiniami pracowników o firmie to miejsca, w których możesz znaleźć wartościowe informacje o potencjalnym kontrahencie – m.in. to, jak wywiązuje się z wypłat dla pracowników, a także jaka jest jakość świadczonych przez niego usług. 

Sporządź dobrą umowę 

Dobrze skonstruowana umowa to podstawa. Jej przygotowanie warto zlecić profesjonaliście, ponieważ w przypadku ewentualnych problemów, to ona będzie wyznacznikiem przy ewentualnym procesie sądowym. 

Podstawowe rzeczy to pełne zrozumienie umowy, a także weryfikacja tego, z kim jest podpisywana – czy dane kontrahenta są w pełni poprawne lub czy wymieniona w umowie osoba posiada odpowiednie upoważnienia.

Korzystanie z gotowych wzorów umów dostępnych w internecie nie jest dobrym pomysłem. Taki dokument powinien być odpowiednio dostosowany do świadczonych usług i szczegółów współpracy. 

Skuteczny monitoring płatności 

Aby nie dopuścić do opóźnień w płatności, najpierw sam musisz zadbać o to, aby mieć ten proces pod całkowitą kontrolą. Wraz ze wzrostem liczby wystawianych faktur, rośnie też czas potrzebny na operacje księgowania przelewów i przypisywania ich do poszczególnych faktur. Jeśli nie przeprowadzasz tej operacji osobiście, albo przeprowadzasz ją w pewnych odstępach czasu, nie masz pełnej wiedzy na temat nieopłaconych faktur. Aby to zmienić, musiałbyś na bieżąco monitorować stan wpłat na konto i rozliczać faktury. Przy duże ilości faktur jest to jednak czasochłonny proces i obarczony ryzykiem pomyłki.

Warto rozważyć skorzystanie z systemu, który automatyzuje księgowanie płatności. Takim rozwiązaniem jest Flobo. Jest to robot biurowy, który dzięki integracji z bankowym rachunkiem mass collect oraz programem do fakturowania samodzielnie księguje i rozlicza przelewy, a w przypadku opóźnień przypomina o należnościach, a nawet potrafi przeprowadzić skuteczną windykację.

Automatyczna
obsługa należności.

Skuteczny system przypomnień o płatnościach

Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie gotowych szablonów wiadomości zawierających przypomnienie o płatności, które będą wysyłane do kontrahentów: 

  • na kilka dni przed terminem płatności, 
  • kilka dni po terminie płatności, 
  • w przypadku przedłużającego się opóźnienia. 

Takie przypomnienia będą wysyłane cyklicznie. Ich celem na początku jest wyłącznie przypomnienie o płatności, ale wraz z wydłużającym się czasem zaległości, będą miały na celu poinformowanie kontrahenta o możliwych konsekwencjach – m.in. wystawienie noty księgowej na 40 euro i skierowanie sprawy do rejestru długów.

W przypadku małej liczby wystawianych faktur możesz wysyłać je ręcznie wklejając gotową treść do wiadomości. Jeśli faktur jest więcej, warto skorzystać z Flobo, który całkowicie automatyzuje proces przypominania i późniejszej windykacji. 

Dowiedz się więcej na temat tego, w jaki sposób sformułować uprzejme i skuteczne przypomnienia o płatnościach:

Korzystanie z instrumentów ochrony wierzycieli 

1 stycznia 2020 roku w życie weszła ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Znajdują się w niej zapisy dotyczące m.in. maksymalnych terminów płatności faktur, możliwości odstąpienia lub wypowiedzenia umowy, gdy termin zapłaty przekracza 120 dni, możliwość naliczania odsetek za opóźnienie ze stawką 11,5%. Ustawa przewiduje też stosowanie kar administracyjnych nakładanych przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumenta dla przedsiębiorców, którzy tworzą zatory płatnicze. Jeśli dłużnik nie spłaci należności w terminie 90 dni od daty upływu terminu płatności, wierzyciel ma możliwość obniżyć podstawę opodatkowania o brakującą kwotę.

Plan działań windykacyjnych 

Wszystkie powyższe metody największą skuteczność wykazują wtedy, gdy wdrożysz je w czasie, w którym Twoja firma nie posiada problemów z płatnościami od klientów. Zdecydowanie warto ze spokojem popracować nad każdym procesem w tym obszarze: 

  • Reguły dotyczące weryfikacji potencjalnego klienta (dobrym pomysłem jest opracowanie ich w formie checklisty). 
  • Przygotowanie szablonów wiadomości przypominających o płatnościach wraz z listą sytuacji, które mają je wyzwalać (np. 2-dniowe opóźnienie w płatności faktury). 
  • Opracowanie systemu windykacji polubownej, czyli co wydarzy się, gdy kontrahent nie opłaci faktury pomimo wysyłanych przypomnień. 
  • Szczegółowe zapoznanie się z dostępnymi instrumentami ochrony wierzycieli. 

Większość przedstawionych wyżej zadań możesz całkowicie zautomatyzować za pomocą Flobo.